Politique de confidentialité

Imagine Sport Systems Inc. (« Imaginess », « nous ») exploite la plateforme Imaginess, un système de gestion pour organisations sportives. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements lorsque vous utilisez notre site et notre plateforme.

Les clubs et Imaginess : qui est responsable

La plupart des renseignements personnels dans Imaginess sont saisis par une organisation sportive qui utilise la plateforme (un « club »), ou pour son compte : ses athlètes, ses familles, son personnel et ses contacts. Le club décide de ce qu'il recueille et pourquoi, et il est responsable de ces renseignements, y compris de tout consentement nécessaire - par exemple le consentement d'un parent pour un enfant. Imaginess traite ces renseignements pour le compte du club et selon ses instructions, afin de fournir la plateforme, et non à ses propres fins. Si vous avez une question sur ce qu'un club détient à votre sujet, ou souhaitez exercer un droit à cet égard, adressez-vous d'abord au club; nous l'aidons à vous répondre.

Imaginess est responsable des renseignements qu'elle recueille à ses propres fins : les visites de ce site, les demandes commerciales et de soutien, et sa relation de facturation avec chaque club.

1. Renseignements que nous recueillons

Renseignements personnels

Nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

• Nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale
• Date de naissance et groupe d'âge (pour l'inscription des athlètes et le placement dans un programme adapté)
• Coordonnées du parent ou du tuteur (pour les athlètes mineurs)
• Renseignements de facturation pour l'abonnement du club. Nous ne recevons ni ne conservons jamais de numéro de carte complet - voir la section 3.
• Organisation et rôle (administrateur, entraîneur, parent, athlète)
• Personne à joindre en cas d'urgence et notes médicales (fournies volontairement à des fins de sécurité)
• Pour le personnel et les entraîneurs d'un club, lorsque le club utilise l'accueil du personnel ou la paie : numéro d'assurance sociale (NAS), coordonnées bancaires pour le dépôt direct, taux de rémunération et heures travaillées. Le NAS et les numéros de compte bancaire sont conservés chiffrés.
• Signatures électroniques sur les renonciations, les contrats et d'autres documents : la signature dessinée ou le nom tapé, le moment de la signature et l'adresse IP d'où elle a été faite
• Photos qu'un club téléverse, comme les photos de profil des athlètes et les galeries d'événements, ainsi que les notes et évaluations des entraîneurs au sujet des athlètes
• La voix, seulement lorsqu'un membre du personnel utilise la dictée vocale dans l'assistant Scout. L'audio va du navigateur à notre fournisseur de transcription pour être converti en texte; nous ne conservons pas l'enregistrement.

Données d'utilisation et données techniques

• Type de navigateur, adresse IP, renseignements sur l'appareil et système d'exploitation
• Pages consultées, temps passé et parcours de navigation
• Données de géolocalisation (pour afficher les programmes à proximité, avec votre consentement)
• Témoins et technologies de suivi similaires

2. Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons ces renseignements pour :

• Fournir, exploiter et entretenir notre plateforme
• Consigner les inscriptions, les paiements reçus par un club et les plans de versements
• Gérer les profils d'athlètes, l'attribution des équipes et l'inscription aux programmes
• Envoyer des communications transactionnelles (confirmations d'inscription, reçus, changements d'horaire)
• Envoyer des communications de marketing (uniquement avec votre consentement, révocable à tout moment)
• Offrir le soutien à la clientèle
• Produire des rapports et des analyses pour les administrateurs des organisations sportives
• Améliorer la plateforme, détecter la fraude et assurer la sécurité
• Respecter nos obligations légales

3. Traitement des paiements

La plupart des clubs encaissent hors de la plateforme, ou par les moyens que le produit consigne sans les traiter - virement Interac, chèque et argent comptant - de sorte que ce que nous conservons est le registre du club, et non un instrument financier.

Les clubs pour lesquels Imaginess a activé les paiements par carte les encaissent par Stripe, un fournisseur certifié PCI-DSS de niveau 1, au moyen de Stripe Connect. Chacun de ces clubs a son propre compte Stripe et est le commerçant officiel. Les données de carte sont saisies dans des champs fournis par Stripe et vont directement à Stripe, et non à nos serveurs; nous ne recevons ni ne conservons jamais de numéro de carte complet. Pour traiter un paiement, Stripe reçoit les données de carte ainsi que le nom, l'adresse courriel et les coordonnées de facturation du payeur. Nous conservons le montant, le statut et la référence Stripe du paiement, ainsi que l'identifiant du compte Stripe du club, afin que les reçus, les remboursements et les registres du club restent exacts. Stripe traite ces renseignements selon sa propre politique de confidentialité (stripe.com/privacy).

Les abonnements à Imaginess sont facturés et réglés hors de la plateforme; aucune carte n'est prélevée pour ceux-ci.

4. Communication, sous-traitants et lieux de traitement

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement aux fournisseurs ci-dessous, uniquement aux fins indiquées, et seulement dans la mesure nécessaire à chacun.

Aucun d'eux n'est au Canada. Les renseignements personnels que vous nous confiez sont conservés et traités à l'extérieur du pays, principalement aux États-Unis, et sont donc assujettis aux lois des endroits indiqués. L'application et sa base de données sont hébergées aux États-Unis (la base de données en Oregon, AWS us-west-2), et les courriels sont envoyés par le centre de données de Zoho en Inde. Nous n'affirmerons pas un hébergement exclusivement canadien, parce que ce serait faux.

Lorsque vous ou le personnel de votre club utilisez l'assistant Scout, le texte de la conversation - qui peut contenir des renseignements personnels que vous y mentionnez - est transmis au fournisseur du modèle pour produire la réponse. Nous limitons l'acheminement à des points d'accès sans conservation de données, de sorte que ces fournisseurs ne conservent pas le contenu des conversations et ne s'en servent pas pour entraîner leurs modèles. Les images et les fichiers PDF joints à une conversation sont transmis de la même façon, à un modèle capable de les lire. Les transcriptions sont conservées par nous, ne sont visibles que par la personne qui a eu la conversation, et peuvent être supprimées par elle à tout moment.

La dictée vocale de Scout transmet l'audio du navigateur directement à Deepgram pour qu'il soit converti en texte. Nous ne conservons pas l'audio, et nous demandons à Deepgram de ne pas le garder pour améliorer ses modèles.

Si vous choisissez de vous connecter avec un compte Google, Microsoft ou Facebook, cette entreprise confirme votre identité et nous communique votre nom et votre adresse courriel. Sa propre politique de confidentialité régit ce qu'elle en fait.

Nous n'envoyons pas de messages texte. À part Google Analytics sur ce site vitrine, qui ne se charge qu'après votre acceptation, nous n'utilisons aucun outil de mesure dans le produit : ce qui se passe dans le compte d'un club n'est mesuré par aucun tiers. Si cela change, la présente politique sera mise à jour avant que le nouveau service ne traite quoi que ce soit.

Chaque fournisseur est lié par sa propre politique de confidentialité et par une entente de traitement des données conclue avec nous.

5. Cloisonnement entre les organisations

Imaginess est une plateforme multi-organisations. Les données de chaque organisation sont cloisonnées : chaque requête est limitée à l'organisation à laquelle elle appartient, et les administrateurs d'une organisation ne peuvent pas accéder aux données d'une autre. En dessous, la sécurité au niveau des lignes de PostgreSQL est appliquée à chaque table rattachée à une organisation, comme deuxième couche indépendante : une requête qui aurait oublié son organisation ne renvoie rien plutôt que les lignes de quelqu'un d'autre.

6. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels tant que votre compte est actif ou aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir nos services. Si vous demandez la suppression de votre compte, nous visons à retirer vos renseignements personnels dans les 30 jours, sauf lorsque la loi, la comptabilité ou la réglementation nous oblige à les conserver. Les pièces relatives aux opérations financières peuvent être conservées jusqu'à 7 ans, comme l'exige la réglementation.

7. Vie privée des enfants

Notre plateforme sert des organisations de sport jeunesse, et les dossiers d'athlètes mineurs (moins de 18 ans) sont créés et gérés par leurs parents ou tuteurs légaux. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements directement auprès d'un enfant sans le consentement parental. Le club qui inscrit un enfant est responsable d'obtenir le consentement du parent ou du tuteur lorsqu'il est nécessaire. Les parents et tuteurs peuvent consulter, corriger ou demander la suppression des renseignements de leur enfant à tout moment, dans leur compte ou en écrivant au club ou à nous.

8. Vos droits

Selon votre territoire, vous pouvez avoir le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Faire corriger un renseignement inexact ou incomplet
• Demander la suppression de vos renseignements personnels
• Retirer votre consentement aux communications de marketing - chaque courriel de marketing contient un lien de désabonnement vers une page de préférences où vous vous retirez en un clic, sans compte ni connexion. Le retrait prend effet immédiatement, et au plus tard dans les 10 jours ouvrables qu'exige la loi canadienne anti-pourriel. Les messages transactionnels sur vos inscriptions, vos paiements et vos horaires continuent.
• Demander une copie portable de vos données
• Vous opposer à certains traitements

Deux de ces droits ne passent pas par nous du tout. Une famille connectée peut télécharger une copie de tout ce que nous détenons à son sujet, et demander l'effacement, depuis son propre compte : la demande s'exécute dans le produit, retire les dossiers qui peuvent l'être et rend compte précisément de ce qui a été conservé et pourquoi. Pour le reste, ou si vous préférez parler à une personne, écrivez à privacy@imaginess.ai. Nous répondons dans les 30 jours.

9. Lois canadiennes sur la protection des renseignements

Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Nous obtenons un consentement valable pour la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels, et vous pouvez le retirer à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable.

Pour les résidents du Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la loi 25, s'applique également. En particulier : les renseignements ci-dessus sur les transferts hors du Québec vous sont communiqués avant que vous ne fournissiez quoi que ce soit; la personne responsable de la protection des renseignements personnels est notre fondateur, qui peut être joint à privacy@imaginess.ai; et le suivi sur ce site est désactivé par défaut et exige votre consentement.

L'Alberta et la Colombie-Britannique ont leurs propres lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Lorsque la loi d'une province vous accorde un droit plus étendu que la présente politique, c'est la loi provinciale qui prévaut.

Comme nos fournisseurs sont à l'extérieur du Canada (voir la section 4), vos renseignements personnels peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l'ordre et aux autorités de sécurité nationale de ces pays, en vertu de leurs propres lois. Nous vous le disons plutôt que de laisser croire à un arrangement exclusivement canadien que nous n'avons pas.

10. Témoins

Les témoins essentiels conservent votre session et vos préférences. Les témoins de mesure d'audience ne sont déposés que sur ce site vitrine, uniquement par Google Analytics 4, et uniquement après votre acceptation : le script n'est pas chargé tant que vous n'acceptez pas, et un refus est retenu. L'application sur app.imaginess.ai ne dépose aucun témoin de mesure ni de publicité.

L'avis sur les témoins énumère chaque témoin et contient la commande permettant de changer votre réponse.

11. Sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité reconnues : chiffrement SSL/TLS de toutes les données en transit, chiffrement au repos des données sensibles, cloisonnement au niveau des lignes dans la base de données, contrôles d'accès fondés sur les rôles et évaluations de sécurité régulières. Aucune donnée de titulaire de carte n'est traitée par nous aujourd'hui; lorsque les paiements par carte seront activés, ils seront traités par une infrastructure conforme à la norme PCI-DSS plutôt que par nos serveurs.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. Nous vous informerons de toute modification importante en publiant la nouvelle version sur cette page et en mettant à jour la date de dernière mise à jour. Continuer à utiliser la plateforme après une modification vaut acceptation de la version à jour.

13. Nous joindre

Pour toute question sur la présente politique ou sur nos pratiques :

Imagine Sport Systems Inc.
Responsable de la protection des renseignements personnels : le fondateur, privacy@imaginess.ai
Général : support@imaginess.ai